Существует огромное количество праздников, которые принято отмечать с коллегами: Новый год, 8 Марта, 23 Февраля, День профессии, а также деловые мероприятия – презентации, выставки, семинары, конференции и так далее. Каждый корпоративный праздник имеет свои особенности, которые обязательно нужно учитывать при его организации. Например, профессиональные праздники отличаются своей тематикой, которая должна присутствовать не только в эмблемах, украшениях и на пригласительных билетах, но и в репертуаре музыкантов и артистов.
При оформлении корпоратива следует учитывать огромное количество нюансов и особенностей: фирменные цвета, стиль, символику, направленность профессиональной деятельности. Традиционные праздники имеют свою специфику. В их оранжировке нельзя отклоняться от ассоциативного ряда. Так, в Новый год не обойтись без елки и Деда Мороза.
Все большое и грандиозное состоит из множества мелочей. Поэтому хорошая вечеринка должна быть продуманной, как говорится, «от и до». Для начала необходимо определить цель торжества, его значимость и направленность. Если поводом для вечеринки послужили первые весенние выходные, можно, как говорится, «не заморачиваться»: просто вывезти коллектив за город, подпоить и накормить мясом. На свежем воздухе люди сами найдут для себя развлечения. Чтобы такой праздник удался, достаточно собрать необходимый набор предметов, включив в него еду, одежду, посуду и спортивный реквизит, и ни в коем случае ничего не забыть.
Если же главной целью проведения праздника является формирование корпоративной культуры предприятия, например, открытие нового офиса или банкет по поводу юбилея компании, необходимо будет позаботится и о сценарии, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Организатору придется сразу смириться с тем, что общее веселье – для него тяжелый труд. Конечно, добровольцев, желающих «вкалывать в поте лица», пока другие веселятся, найдется немного, поэтому еще на стадии разработки концепции будущего праздника необходимо определить ответственных за организацию каждого из его этапов. Без сомнений, в одиночку разработать и провести корпоратив невозможно. В зависимости от размахов мероприятия в состав «организационного актива» могут входить от 5 до 50 и более человек.
Вторая стадия организации корпоративного праздника – определение вида мероприятия и места его проведения. В зависимости от фантазии, пожеланий коллектива и бюджета это может быть банкет с культурно–развлекательной программой в кафе или ресторане, пикник на природе, спортивный праздник с играми и соревнованиями или даже многодневный круиз на теплоходе.
Третий этап подготовки корпоративного торжества – составление подробного плана–сценария. В нем должны быть перечислены все составляющие праздника и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Кроме того, именно к сценарию «пришиваются» договоры подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ по окончании праздника. Следует помнить, что подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать подробный сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует хотя бы один раз хорошо отрепетировать, чтобы определить самые сложные моменты программы и избежать ошибок при его реализации.
С ведущим желательно познакомиться лично и рассказать ему как можно подробней о предстоящем торжестве, его ключевых моментах, а также о гостях и их предпочтениях. Ведущий – второй человек после администратора. От того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение праздника и общие впечатления гостей. Давно замечено, что лучше всего приглашенные запоминают начало и конец торжества. Учитывая это, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Как правило, это фейерверк и выступление какой–нибудь «звезды». Главное, чтобы кульминационное действие было ярким и неожиданным для всех, тогда оно запомнится надолго.
Основной принцип создания неповторимой развлекательной программы – калейдоскопичность действий. Номера должны быть яркими, контрастными и менять друг друга быстро и неожиданно. Если выдерживать длительные паузы и выпускать несколько однотипных номеров подряд – внимание публики будет быстро потеряно.
Последний этап подготовки корпоративного торжества – определение праздничного бюджета. Для этого нужно составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин, – зависит крепость и количество спиртных напитков), определить место проведение праздника (если он организован в офисе, такая статья расходов, как «аренда помещения» исключается сама собой), продумать меню банкета, определить, необходим ли транспорт и в каком количестве, а также решить, нужна ли профессиональная фото– и видеосъемка и освещение праздника в СМИ. Разработка и утверждение бюджета – довольно скользкий, но одновременно с этим важнейший момент подготовки корпоративного праздника, ведь именно после согласования этого документа с начальством организаторы вечеринки переходят от теории к практике. Чтобы шеф не мучил долгими распросами типа: «А это что? А это для чего?», а в бухгалтерии без разговоров выделили необходимые средства, каждый пункт бюджета должен быть понятен и обоснован, включая даже такие мелочи, как жевательные резинки и зубочистки.
Организовывая большой корпоративный праздник, не стоит экономить на профессиональном свете и звуке. Например, без настоящих музыкантов корпоратив может превратится в концерт самодеятельности. Конечно, какое–то время это будет интересно, тем более в том случае, если хотя бы несколько сотрудников компании умеют играть на музыкальных инструментах и успеют хорошо отрепетировать праздничный номер. Однако звуковое оформление большого торжественного мероприятия разумнее доверить профессиональным музыкантам – они гораздо лучше справятся с этим заданием, чем менеджер–гитарист и бухгалтер–певец.
В целом хороший праздник должен запомниться надолго. Для этого он должен быть ярким, веселым и неординарным. Если прошедший корпоратив работники вспоминают долго и с удовольствием, время от времени «закидывают удочки» насчет того, что «еще бы чего–нибудь отпраздновать» – это прямое признание того, что праздник был отличный. Неудачное «веселье» никто долго вспоминать не будет.
